Hoofdleidingen

Introductie

Het Hoofdleidingen proces wordt ondersteund in HPO, onderdeel van CAPO. Hieronder leggen we uit welke functionaliteiten er beschikbaar zijn.

Doelgroep

Hoofdleiding projecten zijn alleen beschikbaar voor Combi organisaties die op productie met Hoofdleidingen werken.

Op dit moment zijn de volgende Combigebieden werkzaam met Hoofdleidingen:

Combi	Combigebied
GRONDG	GRONDG-1
GRONDG	GRONDG-2
GRONDG	GRONDG-7

Bevoegdheden

Om Hoofdleiding projecten te kunnen aanmaken en bewerken zijn aparte rechten nodig. Deze kunnen door combi-medewerkers aangevraagd worden via de methode zoals beschreven in Registreren_voor_CAPO.

Aannemers en Netbeheerders kunnen binnen aangemaakte projecten hun werkzaamheden uitvoeren, maar kunnen niet zelf nieuwe Hoofdleiding projecten aanmaken of muteren.

Hoofdleiding projectoverzicht

Op het projectoverzicht Hoofdleidingen wordt een overzicht getoond van alle Hoofdleiding projecten binnen de combi.

Figuur 1: Hoofdleidingen in de menubar

Figuur 2: Overzicht van de Hoofdleiding projecten in deze combi

Op dit scherm (figuur 2) is een overzicht te zien van alle Hoofdleiding projecten in deze combi. Er kan verder gefilterd worden binnen deze lijst op:

• Gebied; laat alleen de projecten in één bepaald contractgebied zien
• Processtap; laat alleen de projecten zien in een bepaalde processtap (Intake, Werkvoorbereiding etc)
• Netbeheerder; laat alleen de projecten zien van een bepaalde netbeheerder

Dit kan door het instellen van de filters in de filter-bar (figuur 3). Let op: na het aanpassen van de filters altijd op het icoontje van het vergrootglas klikken om de zoekopdracht te geven.

Figuur 3: Locatie van de filter-bar

Bovenaan de lijst met projecten staan de verschillende kolommen aangegeven (figuur 4). Hierop kan de lijst gesorteerd worden.

• Project id: Het unieke nummer van het project. Hoofdleiding projecten beginnen altijd met het cijfer 3.
• Naam project: de naam die is ingegeven bij het aanmaken van het project
• Adres: Het adres zoals opgegeven bij het aanmaken van het project
• Gebied: Het contractgebied waarin het project plaatsvindt
• Gemeente: De gemeente waarin het project speelt
• Disciplines: Door middel van de iconen is in één oogopslag zichtbaar welke disciplines er meedoen in dit project. Als het icoon gekleurd is doet deze discipline mee. Door met de muis boven het icoon te hoveren is te zien welke organisatie mee doet in deze discipline.
• Opleverweek werkmap: De datum dat de werkmap opgeleverd moet worden. Dit veld is leeg als de datum nog niet bekend is. Na het invoeren van de geplande uitvoeringsweek wordt opleverweek van de werkmap berekend en hier weergegeven.
• Type werk: Het type werk van het project (Opties: Nieuwbouw, Reconstructie, Vervanging of Sanering)
• Processtap: De processtap waar het project zich nu in bevind. Dit kan Intake, Werkvoorbereiding, In uitvoering, Oplevering, Geannuleerd, Gereed, of Geen combiuitvoering zijn.
• Voortgang: Deze vier iconen geven in één oogopslag de status van vier belangrijke mijlpalen aan. Dit leggen we hieronder verder uit

Figuur 4: Kolommen in het Hoofdleidingoverzicht

Voortgang iconen

Helemaal rechts in de lijst van hoofdleidingprojecten zijn deze handige iconen te zien (figuur 5).

Figuur 5: Voortgang iconen

Deze iconen geven in één oogopslag de status van drie belangrijke mijlpalen in het project. Dit zijn (van links naar rechts);

• Werkmap
• Bodemonderzoek
• Plantekening

Het cijfertje geeft de aantallen aan die nog opgeleverd moeten worden. Door over het cijfer te hoveren is te zien welke al opgeleverd zijn en welke nog opgeleverd moeten worden. De kleur van het bolletje geeft een indicatie van de deadlines:

• Grijs = nog op te leveren (binnen tijd)
• Oranje = nog open bijlagen, deze week opleveren
• Rood = nog open bijlagen, te laat
• Groen = alle bijlagen volledig opgeleverd

De kleur wordt bepaald door de laatste nog op te leveren bijlage.

Naar projectdetailscherm

Door op het vierkantje met pijl icoon helemaal rechts (figuur 6) te klikken opent het projectdetailscherm van dit project.

Figuur 6: doorklikken naar het projectdetailscherm

Hoofdleiding Project aanmaken

Een Hoofdleiding Project kan op twee manieren worden aangemaakt:

• Handmatig aanmaken
• Vanuit een Projectdossier

Handmatig een Hoofdleiding Project aanmaken

Handmatig een Hoofdleiding project aanmaken kan door op het plusje te klikken rechts op het Hoofdleidingen hoofdscherm.

Figuur 7: Locatie van het plusje om een nieuw Hoofdleiding project aan te maken

Dan verschijnt het volgende scherm:

Figuur 8: Het scherm om een nieuw Hoofdleiding project aan te maken

De velden in dit scherm zijn als volgt:

• Type: Het type project. Dit is hier altijd Hoofdleiding
• Naam: Een vrij in te vullen veld, geeft de naam van dit specifieke Hoofdleiding project aan
• Processtap: Elk project begint in Intake, dit is hier niet te wijzigen. Wijzigen van Processtap kan (later) in het Wijzig Project scherm
• Gemeente: De Gemeente waar het project plaats vindt
• Adres: Vul hier een herkenbaar adres in voor dit project.
• Gebied: Selecteer hier het contractgebied waar dit HL project plaats vindt
• Type werk: Selecteer het type werk uit de opties
  • Nieuwbouw
  • Reconstructie
  • Vervanging
  • Sanering
• Jaar start uitvoering, Week start uitvoering en Doorlooptijd; Hier kan aangegeven worden wanneer het project start en wat de doorlooptijd is als dit al bekend is. Dit hoeft hier nog niet te worden aangegeven om het project aan te maken en kan later worden ingevuld.
• Disciplines: De Disciplines (lokale Netbeheerders) die mee gaan in het project kunnen hier worden toegevoegd. Dit veld kan worden ingevuld zodra een Gebied is geselecteerd; dan pas is bekend welke netbeheerders actief zijn. Hier kunnen alle combinaties van beschikbare disciplines worden geselecteerd. Tip: Meerdere disciplines kunnen tegelijk worden aangeklikt in het drop-down menu door de CTRL (Windows/linux) of CMD (Mac) knop in te houden.
• Aannemer: De aannemer op het project kan hier worden ingevuld als dit al bekend is. Dit is in deze fase niet noodzakelijk om het project aan te maken; het kan ook later via Wijzig aannemer op het Projectdetailscherm.

Vanuit een Projectdossier nieuw HL project aanmaken

Vanuit het Projectdossierscherm kan ook direct een Hoofdleiding project worden aangemaakt. Onderaan elk Projectdossier staan de Gekoppelde projecten. Hier kan rechtstreeks een HL project worden toegevoegd door op het plusje rechts te klikken (zie figuur 9). Het aanmaakscherm is dan hetzelfde als hierboven beschreven onder Handmatig een Hoofdleiding Project aanmaken.

Figuur 9: Een Hoofdleiding project aanmaken vanuit het Projectdossier scherm

Projectdetailscherm

Het Projectdetailscherm is waar alle informatie over een Hoofdleidingen project te vinden is. Van boven naar beneden vinden we hier vijf blokken met informatie:

• Het Gegevens overzicht (met rechts bovenin alle beschikbare wijzigingsopties)
• Het Activiteiten overzicht
• Het overzicht van Bijlagen die aan disciplines of aannemer zijn toegewezen. Dit is per Processtap (Intake, Werkvoorbereiding etc) weergegeven.
• Het Disciplines overzicht
• Het Opdrachten overzicht; hier worden in de toekomst de DSP berichten weergegeven

Gegevensoverzicht

In het gegevensoverzicht vinden we alle details zoals ze nu bekend zijn van dit project.

Figuur 10: Het Gegevensoverzicht in het Projectdetailscherm

Figuur 11: De iconen waarmee het project gewijzigd kan worden

Rechts bovenin het gegevensoverzicht staan 5 iconen die het bewerken van het project mogelijk maken (figuur 11). Dit kan alleen gedaan worden door de combi-medewerkers met de juiste (Hoofdleiding) rechten. Van links naar rechts zien we de volgende iconen:

• Herplan project; voor het wijzigen van de start uitvoering datum
• Wijzig project; Voor het wijzigen van de basisgegevens van het project
• Wijzig disciplines; Hier kunnen disciplines (netbeheerders) van het project worden afgehaald en aan het project worden toegevoegd
• Wijzig aannemer; Een aannemer toevoegen of wijzigen
• Project log; Hier vinden we een overzicht met de wijzigingen die op het project hebben plaatsgevonden

Hieronder gaan we verder in op deze mogelijkheden

Activiteiten

In het Activiteiten blok staat het overzicht van de activiteiten die zijn toegewezen aan de verschillende partijen (combi, netbeheerder of aannemer)

Figuur 12: Het activiteitenoverzicht in het Projectdetailscherm

Figuur 13: De iconen waarmee activiteiten bewerkt kunnen worden

De iconen rechts bovenin staan voor het volgende (van links naar rechts):

• Nieuwe activiteit; Voor het aanmaken van een nieuwe activiteit
• Afgehandelde activiteiten; Hier kan getoggled worden tussen het wel en niet laten zien van afgehandelde activiteiten
• Activiteitenfilter; Hier kan verder gefilterd worden op opleverdatum welke activiteiten getoond worden

Figuur 14: Het scherm waarmee activiteiten aangemaakt kunnen worden

Verschillende typen activiteiten kunnen aangemaakt worden. Zo kan bijvoorbeeld een afspraak worden vastgelegd, klantcontact worden geregistreerd zodat het voor alle betrokkenen zichtbaar is etc. Ook kunnen er activiteiten voor andere partijen klaargezet worden; bijvoorbeeld het aanvragen van een vergunning. Deze kunnen worden geselecteerd vanuit het drop-down menu. De activiteit kan toegewezen worden aan de eigen of een andere partij. Let op: een afspraak die is toegewezen aan een andere partij kan alleen door die partij worden afgehandeld of geannuleerd. Aan een activiteit kan optioneel een Opleverdatum worden gekoppeld. Er moet altijd een tekst (Opmerking) worden ingevuld.

Bijlagen

Figuur 15: Het Bijlagenoverzicht in het projectdetailscherm, processtap Intake, met voorbeeldbijlagen

Het hart van de samenwerking op Hoofdleidingen vinden we in de sectie Bijlagen. Hier worden per processtap automatisch de benodigde bijlagen (documenten) klaargezet, met (indien van toepassing) de bijbehorende deadlines en verantwoordelijken. Hier kunnen alle betrokkenen bij een Hoofdleidingproject zien wat er van hen verwacht wordt en wanneer. In de processtap Intake is er vaak nog geen opleverweek gekoppeld aan een bijlage. In de processtappen erna (zoals hieronder Werkvoorbereiding) wel. Een serie bijlagen wordt automatisch klaargezet bij het aanmaken van een Hoofdleidingproject. De week van oplevering wordt bepaald aan de hand van de Geplande Start Uitvoering. Als deze datum wijzigt, wijzigen de opleverdata van de automatisch klaargezette bijlagen ook.

Er kunnen (door de combi) ook handmatig bijlagen worden aangemaakt en toegewezen. Dit kan in elke processtap door middel van het plusje rechtsbovenaan. Op elke regel is te zien of de bijlage automatisch is klaargezet, of door een andere partij. Dit is te zien in de kolom Aangemaakt door.

Figuur 16: Het Bijlagenoverzicht in het projectdetailscherm, processtap Werkvoorbereiding, met voorbeeldbijlagen

Per bijlage kunnen meerdere bestanden worden geupload en vervolgens opgeleverd door de partij waaraan ze zijn toegewezen, en door de combi. Na het uploaden is er meer informatie te zien op de regel van de bijlage (figuur 17). Er is nu een drop-down icoon verschenen onder Opleveren. Als hierop geklikt wordt zijn alle bestanden te zien die tot nu toe zijn geupload voor deze Bijlage. Deze bestanden zijn zichtbaar en beschikbaar voor alle deelnemende partijen in het project. Er kunnen meerdere bestanden worden toegevoegd. Als al het werk voor deze specifieke bijlage klaar is, kan de eigenaar de bijlage opleveren. Dit kan dmv de knop Bijlage opleveren rechts op de regel (zie figuur 18). Na het opleveren kunnen er geen nieuwe bestanden worden toegevoegd.

Figuur 17: Voorbeeld van een regel in het Bijlagenoverzicht, na het uploaden van een bestand.

Figuur 18: De knop Bijlage opleveren aan het einde van een regel op het Bijlagenoverzicht

Eisen aan bestandsnamen

Omdat de bestanden die geupload worden verder door de keten ook automatisch verspreid worden gelden er relatief strenge regels tov de bestandsnamen die zijn toegestaan in CAPO. Dit is noodzakelijk omdat er anders verderop in de keten problemen ontstaan, bijvoorbeeld bij bestandssystemen van deelnemers of op tablets in het veld.

De huidige regels zijn als volgt. De bestandsnaam:

• heeft een maximale lengte van 255 karakters
• bevat geen speciale tekens. De enige speciale tekens die zijn toegestaan zijn:

haakjes	( )
underscore	_
streepje	-
punt	.
spatie

Herplannen project

Het project kan om uiteenlopende redenen herpland moeten worden. Bijvoorbeeld omdat er bij het aanmaken geen geplande startdatum bekend was en nu wel. Of er zijn andere redenen tot versnelling of vertraging. Het herplannen kan door de knop Herplan project (figuur 19). Deze vinden we rechts bovenaan het projectdetailscherm.

Figuur 19: De knop Herplan project tussen de andere iconen om het project te wijzigen

Na het klikken op de knop Herplan project komen we op het volgende scherm uit (figuur 20). Hier kunnen het jaar en de week van de geplande start uitvoering worden ingevuld, en de verwachtte doorlooptijd, als ook de reden van de wijziging. Deze reden wordt gelogd en is te zien in het Project log. Onderaan het scherm vinden we een blauwe schakelaar. Hier wordt bepaald of de bijlagen op het project die nog niet zijn opgeleverd worden herpland naar aanleiding van de nieuwe geplande start uitvoering. Dit staat standaard zo ingesteld dat deze bijlagen wel worden herpland; de opleverweek van alle open bijlagen wordt dan opnieuw berekend en aangepast.

Figuur 20: Het scherm voor het herplannen van een project

Wijzigen processtap (fase)

Het wijzigen van de processtap (bijvoorbeeld van Intake naar Werkvoorbereiding) doen we in het scherm Wijzig project.

Figuur 21: De knop Wijzig project tussen de andere iconen om het project te wijzigen

Door hierop te klikken komen we uit op het volgende scherm (figuur 22):

Figuur 22: Het pop-up scherm Wijzigen project met de dropdown van de verschillende processtappen

De processtappen zijn hier te wijzigen, zowel vooruit als achteruit. In de logica Intake --> Werkvoorbereiding --> In uitvoering --> Oplevering kan telkens één stap vooruit of achteruit geselecteerd worden. Naar Geannuleerd kan altijd gewijzigd worden. Het wijzigen van de processtap kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld het automatisch aanmaken van Activiteiten of Bijlagen.

Randvoorwaarden statuswijzigingen

• Werkvoorbereiding: Een project kan alleen van Intake naar Werkvoorbereiding worden gezet als het project een Geplande Start Uitvoering (GSU) heeft.
• Gereed: Een project kan Gereed gemeld worden als alle werkzaamheden zijn afgerond. Een project kan alleen in deze status gezet worden vanuit de processtap In Oplevering, en alleen als alle Toegewezen Bijlagen afgerond (Opgeleverd of Geannuleerd) zijn. Het project wordt Inactief gezet, is niet meer standaard te zien in de projectenlijst, en telt niet meer mee voor de aantallen op het Dashboard. Activiteiten die nog open staan worden niet meer getoond in de Werklijsten of op het Activiteitenscherm. De status Gereed is een eindstatus; een project kan niet meer terug worden gezet.
• Geannuleerd: Als een project definitief niet door gaat kan het op status Geannuleerd worden gezet. Dit is onomkeerbaar, en bij selecteren van deze stap verschijnt ook een waarschuwing. Nadat het project naar status Geannuleerd wordt gezet, worden alle onderliggende Toegewezen Bijlagen en Activiteiten geannuleerd. Het project krijgt ook status Inactief, en verschijnt niet meer standaard op de projectenoverzichten en telt niet meer mee voor de aantallen op het Dashboard.
• Gepauzeerd: Een project kan Gepauzeerd worden als er tijdelijk geen voortgang is, en het onduidelijk is wanneer het door gaat. De inhoud van het project wordt bewaard, maar alle Toegewezen Bijlagen en Activiteiten verdwijnen van de Werklijsten op het Dashboard, en de Bijlagen- en Activiteiten overzichten. Een project kan alleen op Gepauzeerd worden gezet als er geen Geplande Start Uitvoering op het project zit, en het project in status Intake staat. Het kan vanuit status Gepauzeerd ook alleen terug naar status Intake.

Wijzigen projectgegevens

Het wijzigen van algemene projectgegevens kan op het pop-up scherm Wijzigen project. Het gaat hier om het wijzigen van de naam van het project, de gemeente en adres waar het plaats vindt, en het type werk. Dit scherm is te openen met de knop Wijzig project (figuur 21). We zien dit scherm in figuur 23:

Figuur 23: Het pop-up scherm Wijzigen project met de te wijzigen gegevens

Wijzigen disciplines

Het kan voorkomen dat er na het aanmaken van het project wijzigingen plaats vinden in de samenstelling van de disciplines. Het toevoegen en weghalen van disciplines (netbeheerders) kan door de knop Wijzig disciplines (figuur 24). Deze vinden we rechts bovenaan het projectdetailscherm.

Figuur 24: De knop Wijzig disciplines tussen de andere iconen om het project te wijzigen

In figuur 25 zien we de pop-up die verschijnt. Hier kunnen (door op het kruisje te klikken) disciplines van het project worden afgehaald. Via het drop-down menu kunnen disciplines worden toegevoegd. Er kunnen meerdere disciplines tegelijk worden geselecteerd in het drop-down menu door de CTRL (Windows/Linux) of CMD (Mac) knop in te houden. Het is altijd verplicht om een reden van deze wijzigingen aan te geven.

Let op: Als een discipline wordt verwijderd, worden alle nog niet opgeleverde Activiteiten en Bijlagen van deze discipline geannuleerd. Bij het toevoegen van een discipline worden de automatisch gegenereerde bijlagen voor deze discipline (opnieuw) aangemaakt.

Figuur 25: Het pop-up scherm Wijzig disciplines met de eventueel te wijzigen gegevens

Toevoegen/wijzigen van de aannemer

Een project kan aangemaakt worden voordat de aannemer bekend is. Ook kan het voorkomen dat er na het aanmaken van het project van aannemer wordt gewijzigd. Het toevoegen en weghalen van de aannemer kan door de knop Wijzig aannemer (figuur 26). Deze vinden we rechts bovenaan het projectdetailscherm.

Figuur 26: De knop Wijzig aannemer tussen de andere iconen om het project te wijzigen

In figuur 27 zien we de pop-up die verschijnt. Hier kan via het drop-down menu de aannemer worden toegevoegd of gewijzigd. Het is altijd verplicht om een reden van deze wijziging aan te geven.

Let op: Als een aannemer wordt verwijderd, worden alle nog niet opgeleverde Activiteiten en Bijlagen van deze aannemer geannuleerd. Bij het toevoegen van een discipline worden de automatisch gegenereerde bijlagen voor deze aannemer (opnieuw) aangemaakt.

Figuur 27: Het pop-up scherm Wijzig aannemer met de eventueel te wijzigen gegevens