Kantoorautomatisering FAQ

Inhoudsopgave:

Algemene informatie

Geleverde diensten die tot kantoorautomatisering behoren:

• E-mail accounts
  
• SharePoint
  
• Teams
  
• Intranet
  

Bovenstaande diensten leveren we voor:

• Mijn Aansluiting
  
• Combi CINH
  
• Combi Sion
  
• Combi Infrawerk Rijnmond
  
• Combi Infra-SV
  

Accounts

Nieuw Account voor een medewerker ontvangt standaard.

• De gebruiker ontvangt standaard:

• Business Basic licentie: dit betreft een volwaardig MS 365 account met uitzondering van de office apps. De applicaties Word, Outlook etc, zijn beschikbaar ook Teams kunt u downloaden.
  
• E-mail account met Voornaam.Achternaam@Combi.nl.
  
• Een extra licentie, zoals bijvoorbeeld Power BI Pro (benodigd voor toegang tot Combi rapportages) kan aangevraagd worden via een service verzoek.
  

Activatie via Office.com:

• De gebruiker ontvang vanuit Functioneel Beheer een e-mail op alternatief (privé) e-mail adres met daarin de instructies voor het activeren van het account.
  
• De gebruiker stelt bij het activiteitsproces zelf het wachtwoord in. Let op! het door Functioneel Beheer separaat geleverde wachtwoord via sms is voor eenmalig gebruik.
  
• De gebruiker dient bij de activatie MultiFactorAuthenticatie (MFA) instellen via de Microsoft Authenticator App.
  

Beveiligingsgroepen:

• Universele toegang tot Intranet/Sharepoint/Teams wordt uitgevoerd door Functioneel Beheer via een koppeling aan een beveiligingsgroep t.b.v. conditional access volgens het beveiligingsbeled van Mijn Aansluiting.
  
• Aanvullende Teams koppelingen wordt uitgevoerd door de eigenaar.
  
• meld uw vragen over een account, extra licentie of herstel weergavenaam via de Service desk Kantoorautomatisering.
  

Shared Mailbox

• is een account zonder persoonlijke eigenaar gekoppeld aan één of meerdere persoonlijke accounts.
  
• is geschikt om met meerdere mensen één mailbox te gebruiken en daarmee e-mail te ontvangen en verzenden.
  
• een persoonlijk account kan niet met meerdere mensen tegelijk gebruikt worden vanwege het toegangsbeleid middels MultiFactorAuthenticatie. Indien een Shared Mailbox is aangemaakt wordt toegang verleend VIA het persoonlijk account.
  
• wordt automatisch toegevoegd aan het gekoppelde account en is zichtbaar in Outlook als het persoonlijke account in Outlook actief is.
  
• kan ook via outlook.office.com geopend worden door naar het profielicoontje te gaan en daar een andere mailbox te openen (‘Open Another Mailbox’).
  
• heeft een agenda maar deelnemen aan een Teams vergadering verloopt via het persoonlijke account.
• gebruikt geen licentie(s).
  

Alias

• Een persoonlijk account kan via een beheerder de alias koppelen. Dit is een alternatieve naam die gebruikt wordt om e-mail adresnamen te ontvangen op het hoofdaccount. Let op een alias is geen volwaardig account.
  
• Alias is van toepassing bij een tijdelijke inlog voor een applicatie waarvoor geen volledig account aangemaakt dient te worden. Deze kan worden aangevraagd via de service portal.
  
• Alias wordt wel gebruikt voor, in te loggen, activatie links te ontvangen, wachtwoordherstel te ontvangen of iets ontvangen per e-mail.
  
• Alias wordt niet gebruikt voor het verdelen van toegangsrechten, of persoonlijke accounts te voorzien van een e-mail adres noch het verzenden van e-mail.
  
• Bij gebruik van een Alias kan dit enkel in combinatie met de eigenaar van het e-mail adres waaraan het is gekoppeld.
  

Gastgebruiker

• Een gastgebruiker wordt ingezet om toegang te verkrijgen tot organisatie informatie. Onderdeel hiervan zijn; Sharepoint of Teams site of gedeelde bestanden.
  
• Een gastgebruiker wilt toegang om informatie in te zien. Dan is dit conform het toegangsbeleid ofwel, MultiFactorAuthenthicatie (MFA) is van toepassing & de gastgebruiker is geregistreerd in de organisatie als gast. Een gastgebruiker wordt toegevoegd als een account wordt toegevoegd aan een Teams groep
  

Gedelegeerde rechten

• Gedelegeerde rechten wordt ingezet om temporair toegang te verlenen aan een account. Dit is beoogd voor verlof of agendabeheer.
  
• Bij vakantie, ziekte of andere omstandigheden kan tijdelijk toegang verleend worden tot de mailbox.
  
• Voor agendabeheer kunnen ook lezen & beheer rechten worden verstrekt.
  
• Rechten voeg je toe middels het admin center, ofwel voor lezen & beheren of voor bewerken & verzenden.
  
• De functie verzenden namens raden wij af om in gebruik te nemen.
  
• Het is niet te traceren bij wijzigingen wie de uitvoerder is. Bij gedelegeerde rechten treedt de gedelegeerd als de gebruiker op.
  
• Via Outlook wordt de gedelegeerde omgeving automatisch toegevoegd.
  
• Via Outlook.office.com kan de gedelegeerde bekeken orden via open een ander postvak”.
  

Inloggen

• Bij MultiFactorAuthenthicatie (MFA) Worden twee of meer verschillende methoden toegepast om in te loggen op online accounts. MijnAansluiting gebruikt hiervoor de Microsoft Authenticator App. Dit draagt bij aan de veiligheid van je account & gegevens.
  
• Bij een nieuw account wordt de Microsoft Authenthicator toegevoegd in combinatie met de link MFA instellen.
  
• Indien u een nieuwe telefoon heeft en op dit device MFA wilt toepassen verwijder dan eerst het account uit de Authenticator app.
  
• Configureren van beveiligingsinstellingen wordt aangepast via office.com. Meldt je aan & navigeer :* naar Account weergeven selecteer vervolgens onder beveiligingsgevens de optie gegevens bijwerken.
  
• Bij een vergeten wachtwoord kan de gebruiker deze reset zelf aanvragen. Ga naar het inlogscherm op office.com om hier een reset aan te vragen van het wachtwoord.
  
• Indien u problemen ervaart bij het resetten van MFA of het aanpassen van uw wachtwoord dien een ticket in op de service portal Kantoorautomatisering.
  

Outlook

• Agenda's worden gedeeld voor verbeterd inzicht of worden gedeeld voor beheer.
  
• Indien agenda's worden gedeeld voor inzicht kan de eigenaar de agenda delen en daar rechten uitgeven.
  
• Indien agenda's worden beheerd deel gedelegeerde rechten op het account als standaard deling niet voldoende is.
  

Teams

• Teams is de werkplek voor; samenwerking in organisatorische teams, projecten of werkgroepen, document beheer, bijhouden en inplannen van taken, samenwerken aan documenten en het centreren van de informatiestroom.
  

• Keuze groepen
  

o Bepalen of het een gebruiker is die in een algemeen team/kanaal of prive kanaal gezet moet worden, dan moet het een gebruiker worden in de groep van het team of het kanaal.

o Bepalen of het een gebruiker is die in één team moet komen of in meerdere teams, dan moet het een gebruiker worden in een ms365 groep zodat het toegevoegd kan worden aan meerdere teams of kanalen.

• Keuze kanalen

o Standaard, net zoals algemeen.

o Prive, specifieke set aan mensen, standaard bij aanmaken is deze leeg.

o Gedeeld, samenwerken met externen, wordt momenteel niet primair gebruikt.

• Leden

o De leden in het algemene kanaal zijn het zelfde als de leden van het team.

o Je dient eerst een lid toevoegen aan het team voordat je het kan toevoegen aan een gedeeld of prive kanaal.

o Soms vindbaar op naam & niet op e-mail adres.

Stappenplannen

Stappenplan Shared Mailbox van persoonlijk account naar gedeeld postvak

- Vaststellen persoonlijke account met voornaam.achternaam@domein.nl voor gebruiker(s)
- Vaststellen (persoonlijk) account dat gedeeld postvak moet worden.
- Vaststellen of Onedrive van het te migreren account leeg is, zo niet dan downloaden en uploaden naar het persoonlijk account. Als deze stap niet goed gezet is dan blijven de documenten achter in het gedeelde postvak en zijn deze zeer moeilijk bereikbaar.
- Ontkoppel eventueel actieve OneDrive synchronisaties.
- Bestanden die gesynchroniseerd waren worden niet verwijderd bij het loskoppelen van een synchronisatie. De bestanden zonder sync icoontje kunnen worden verwijderd. controleer via onedrive.office.com of deze beschikbaar zijn als de gebruiker twijfelt.
- Vaststellen van Agendaitems die door het persoonlijke account gebruikt moeten gaan worden.
- Agenda's die overgezet moeten worden krijgen een extra organisator toegewezen voordat de migratie wordt uitgevoerd. Voeg het persoonlijke account toe als genodigde van de agenda en voeg naar na via de agendaopties van de agenda in outlook, teams of online de organisator rechten toe. Als deze stap niet goed gezet is dan blijven de agenda's achter in het gedeelde postvak en zijn deze niet meer bereikbaar.
- Verwijder alle ingelogde sessies in Teams. Als dat niet goed is gebeurd dan blijft het account in Teams staan en moet Teams opnieuw worden geïnstalleerd.
- Verwijder het account uit outlook.
- Verwijder het account als ingelogde sessie in de browser.
- Log met het persoonlijke account online in op office.com om te controleren of dat account functioneel is.
- Migreer het persoonlijke account naar een gedeeld postvak. Hierbij ontstaat er een extra account, het orignele account blijft als gebruiker zonder licenties in de lijst staan en er komt een nieuw account zichtbaar onder gedeelde postvakken. Licenties worden automatisch van het originele account verwijderd? NOG CONTROLEREN tbv FB - Blokkeer toegang originele account. - Koppel rechten van het persoonlijke account aan het gedeelde postvak.
- Voeg het persoonlijke account toe aan outlook als dat nog niet is gebeurt.
- Via outlook wordt het gedeelde postvak automatisch toegevoegd.
- Via outlook.office.com, navigeer naar het profiel icoon en kies voor "open een ander postvak"
- Maak eventueel een bladwijzer van het persoonlijke account en/of gedeelde postvak. Tips: - Bij het verzenden moet het gedeeld postvak nog van de juist adressering in het "aan" vak worden voorzien. Voeg eenmalig het e-mail adres van het gedeelde postvak toe, alle volgende keren kan deze geselecteerd worden omdat de naam wordt opgeslagen.
- Verstuur een nieuwe agenda via het gedeeld postvak, deelnemen en beheren verloopt via het persoonlijke account.
- Indien meerdere collega's met het gedeeld postvak willen werken kan dat, tot een maximum van 25 gebruikers.
- Voeg via het admin portal leden toe aan de gedeelde postvakken. Via deze weg worden automatisch lees, schrijf en bewerkrechten gekoppeld. - Stel via PowerBI de commando's in om postvak uit te vullen, dit staat standaard uit, alle uitgaande mail van het gedeelde postvak komt ook in het persoonlijke account verzonden items terecht. zie hiervoor de kennisbank.

Let Op: - Het gedeeld postvak heeft geen actief benaderbaar OneDrive meer.
- Het gedeeld postvak kan geen meeting joinen.
- Een gedeeld postvak kan geen SharePoint benaderen
- Een gedeeld postvak kan niet in Teams als lid worden toegevoegd.
- Een gedeeld postvak heeft een eigen agenda en kan worden uitgenodigd.
- Een gedeeld postvak heeft een eigen contactenomgeving en kan apart worden beheerd.
- Een gedeeld postvak heeft een eigen contactlist voor distributielijsten.