Kantoorautomatisering FAQ (wordt bewerkt)

Algemene informatie

Geleverde diensten die tot kantoorautomatisering behoren:
- E-mail accounts
- SharePoint
- Teams
- Intranet

Bovenstaande diensten leveren we voor:
- Mijn Aansluiting
- Combi CINH
- Combi Sion
- Combi Infrawerk Rijnmond
- Combi Infra-SV

Informatie over accounts

Aanmaken nieuwe gebruiker.

Bij het aanmaken van een gebruiker zijn een aantal zaken van belang.

- De gebruiker krijgt een Business Basic licentie, daarmee ontvangt de gebruiker een volwaardig account met uitzondering van de office apps. Word, Outlook etc is namelijk vaak al beschikbaar. Teams kan wel gedownload worden. - De gebruiker krijgt een e-mail account met voornaam.achternaam@combi-sion.nl - De gebruiker krijgt een wachtwoord per sms verstuurd. - Via office.com kan het account geactiveerd worden. - De gebruiker moet bij het activatieproces zelf het wachtwoord instellen, ons geleverde wachtwoord is voor eenmalig gebruik. - De gebruiker krijgt een e-mail op een alternatief e-mail adres met daarin de instructies voor het activeren van het account. - De gebruiker moet bij de activatie MultiFactorAuthenticatie (MFA) instellen via de app van Microsoft, de Authenticator App. -Groepen: - Een nieuw account moet gekoppeld worden aan beveiligingsgroepen zodat toegang tot SharePoint/Intranet/Teams universeel toegekend wordt. Dit wordt door de beheerder gedaan. - Een nieuw account moet gekoppeld worden aan beveiligingsgroepen zodat conditional access wordt toegepast conform het beveiligingsbeleid. Dit wordt door de beheerder gedaan. - Teams kan aanvullend via de eigenaars gekoppeld worden. Indien er een vraag is over een account, een extra licentie of het herstel van weergavenaam dan kan je een ticket indienen via de service desk.

Shared Mailbox informatie

Een Shared Mailbox is een account zonder persoonlijke eigenaar gekoppeld aan één of meerdere persoonlijke accounts.

Een shared mailbox is geschikt om met meerdere mensen één mailbox te gebruiken en daarmee te mailen en e-mail te ontvangen.

Een persoonlijk account kan niet met meerdere mensen tegelijk gebruikt worden vanwege het toegangsbeleid middels MultiFactorAuthenticatie. Indien een Shared Mailbox is aangemaakt wordt toegang verleend VIA het persoonlijke account.

Een Shared Mailbox wordt automatisch toegevoegd aan het gekoppelde account en zichtbaar in outlook als het persoonlijke account in outlook actief is.

Een Shared Mailbox kan ook via outlook.office.com geopend worden door naar het profielicoontje te gaan en daar een andere mailbox te openen (eng. Open Another Mailbox).

Een Shared Mailbox heeft een agenda maar deelnemen aan de teams vergadering verloopt via het persoonlijke account.

Een Shared Mailbox gebruikt geen licenties.

Een aantal beperkingen:

- Een Shared Mailbox kan zelf geen Teams meeting hosten - Een nieuwe mail vanuit de inbox bevat standaard het persoonlijke account, alle nieuwe mails moeten worden aangepast naar de juiste afzender, dit vereist soms eenmalig het invullen van de Shared Mailbox. - Bestaande mails worden standaard niet uitgestuurd vanuit de verzonden postvak van de Shared Mailbox. Een Powershell commando moet hiervoor uitgevraagd worden bij beheer. https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/troubleshoot/user-and-shared-mailboxes/sent-mail-is-not-saved - Distributielijsten moeten soms opnieuw in het adresboek worden weergegeven. Bij migratie van persoonlijk account naar shared mailbox veranderd te manier waarop adressen worden weergegeven in outlook. - Afhankelijkheid van agendaweergave niet altijd bekend als het persoonlijke account gedeelde agenda's heeft.

Uitvoering:

Persoonlijk account dat als Shared Mailbox wordt gebruikt omzetten naar daadwerkelijke Shared Mailbox. bepalen wie gebruik maken van de shared mailbox nieuwe accounts aanmaken voor de users omzetten persoonlijke account naar Shared Mailbox Instellen verzonden postvak via Powershell Koppelen rechten gebruikers aan de Shared Mailbox Nieuwe Shared Mailbox aanmaken. Nieuw Shared Mailbox registreren Instellen verzonden postvak via Powershell Koppelen rechten gebruikers aan de Shared Mailbox
Aliassen gebruiken Een persoonlijk account kan via een beheerder een alias koppelen. Dit is een alternatieve naam die gebruikt kan worden om andere e-mailadresnamen te ontvangen op het hoofdaccount.

Een alias is geen volwaardig account en wordt enkel gebruikt voor incidentele registratie of een tijdelijke test.

Wanneer iemand niet een volwaardig account nodig heeft maar puur iets moet ontvangen per mail dan kan dat handig zijn.

Aliassen zijn niet bedoeld om persoonlijke accounts te voorzien van een e-mail adres.

Een Alias kan niet gebruikt worden om te e-mail te verzenden.

Een Alias kan gebruikt worden om een tijdelijke dienst en bijbehorende registratie te activeren.

Indien er behoefte is aan een alias kan daarvoor een verzoek worden ingediend via de service portal.

Gastgebruiker Een gastgebruiker kan worden gebruikt om toegang te krijgen tot informatie van de organisatie. Dit kan een gedeeld bestand zijn, een SharePoint site of een Teams site.

Wanneer een gastgebruiker informatie wilt inzien dan zal deze conform het toegangsbeleid toegang krijgen. MultiFactorAuthenticatie (MFA) is dan van toepassing.

Een gastgebruiker wordt het meest gebruikt voor Teams en moet geregistreerd zijn in de organisatie als gast om toegang te krijgen.

Een gastgebruiker wordt automatisch aangemaakt als een account wordt toegevoegd aan een Teams groep.

Informatie over inloggen

MultiFactorAuthenticatie (MFA) Bij het activeren van het account moet de gebruiker zijn telefoon koppelen aan het account door middel van de Microsoft Authenticator App.

MFA is belangrijk middel om de veiligheid van de toepassingen en de informatie daarin te waarborgen. Hiermee stellen we namelijk vast dat de gebruiker die inlogt ook daadwerkelijk de gebruiker is die rechten heeft op het account. Door de koppeling met de telefoon sluiten we dus uit dat oneigenlijk gebruik wordt gemaakt van het account en de informatie die met dat account zichtbaar gemaakt kan worden. We gebruiken een speciaal ingesteld beleid waarin de toegangsregelingen getroffen zijn. Je kan hierbij denken aan de frequentie van bevestiging inlogsessie of de wijze waarop verdacht gedrag automatisch herkend wordt. Dit is van toepassing op interne medewerkers als ook op gasten.

Indien een gebruiker zijn MultiFactorAuthenticatie niet kan afmaken dan kan gebruik worden gemaakt van onderstaande link om de koppeling met de telefoon te herstellen.

MultiFactorAuthenticatie Instellen Wijziging telefoon Bij wijziging van telefoon kan op de oude telefoon het account verwijderd worden uit de authenticator app.

Aanpassen beveiligingsinstellingen vanuit Office.com kan via het account op office.com worden aangepast. Ga naar Account weergeven, vervolgens selecteer je onder de beveiligingsgevende optie "gegevens bijwerken".

Een nieuw account kan aan de Microsoft Authenticator App worden toegevoegd in combinatie met de link: MultiFactorAuthenticatie Instellen

Mocht dit niet voldoende zijn, dan kan je via de service portal een ticket indienen om te helpen de MFA resetten.

Wachtwoord reset Op dit moment is de selfservice voor het wachtwoord geactiveerd. Gebruikers kunnen zelf via het inlogscherm op office.com het wachtwoord aanpassen.

Indien het niet lukt om je wachtwoord aan te passen dan kan je via de service portal een verzoek indienen.

Informatie over Teams

Teams is de tool voor de samenwerking

Teams is bedoeld om samen te werken in organisatorische teams, projecten of werkgroepen. Bewegende documenten en overleggen, bijhouden van taken, samenwerken aan documenten en het centreren van informatie.

Teams is tevens het toegangspunt tot Intranet.

Keuze groepen

Bepalen of het een gebruiker is die in een algemeen team/kanaal of prive kanaal gezet moet worden Dan moet het een gebruiker worden in de groep van het team of het kanaal Bepalen of het een gebruiker is die in één team moet komen of in meerdere teams. Dan moet het een gebruiker worden in een ms365 groep zodat het toegevoegd kan worden aan meerdere teams of kanalen. Keuze kanalen

Standaard, net zoals algemeen

Prive, specifieke set aan mensen, standaard bij aanmaken is deze leeg.

Gedeeld, samenwerken met externen, wordt momenteel niet primair gebruikt.

Leden

De leden in het algemene kanaal zijn het zelfde als de leden van het team.

Je moet eerst een lid toevoegen aan het team voordat je het kan toevoegen aan een gedeeld of prive kanaal.

Soms kan je wel op naam vinden maar niet op e-mailadres.