Kantoorautomatisering FAQ (wordt bewerkt): verschil tussen versies
(→Informatie over accounts) |
|||
| Regel 20: | Regel 20: | ||
=Informatie over accounts= | =Informatie over accounts= | ||
| + | |||
| + | Aanmaken nieuwe gebruiker. | ||
| + | |||
| + | Bij het aanmaken van een gebruiker zijn een aantal zaken van belang. | ||
| + | |||
| + | - De gebruiker krijgt een Business Basic licentie, daarmee ontvangt de gebruiker een volwaardig account met uitzondering van de office apps. Word, Outlook etc is namelijk vaak al beschikbaar. Teams kan wel gedownload worden. | ||
| + | - De gebruiker krijgt een e-mail account met voornaam.achternaam@combi-sion.nl | ||
| + | - De gebruiker krijgt een wachtwoord per sms verstuurd. | ||
| + | - Via office.com kan het account geactiveerd worden. | ||
| + | - De gebruiker moet bij het activatieproces zelf het wachtwoord instellen, ons geleverde wachtwoord is voor eenmalig gebruik. | ||
| + | - De gebruiker krijgt een e-mail op een alternatief e-mail adres met daarin de instructies voor het activeren van het account. | ||
| + | - De gebruiker moet bij de activatie MultiFactorAuthenticatie (MFA) instellen via de app van Microsoft, de Authenticator App. | ||
| + | -Groepen: | ||
| + | - Een nieuw account moet gekoppeld worden aan beveiligingsgroepen zodat toegang tot SharePoint/Intranet/Teams universeel toegekend wordt. Dit wordt door de beheerder gedaan. | ||
| + | - Een nieuw account moet gekoppeld worden aan beveiligingsgroepen zodat conditional access wordt toegepast conform het beveiligingsbeleid. Dit wordt door de beheerder gedaan. | ||
| + | - Teams kan aanvullend via de eigenaars gekoppeld worden. | ||
| + | Indien er een vraag is over een account, een extra licentie of het herstel van weergavenaam dan kan je een ticket indienen via de service desk. | ||
| + | |||
| + | Shared Mailbox informatie | ||
| + | |||
| + | Een Shared Mailbox is een account zonder persoonlijke eigenaar gekoppeld aan één of meerdere persoonlijke accounts. | ||
| + | |||
| + | Een shared mailbox is geschikt om met meerdere mensen één mailbox te gebruiken en daarmee te mailen en e-mail te ontvangen. | ||
| + | |||
| + | Een persoonlijk account kan niet met meerdere mensen tegelijk gebruikt worden vanwege het toegangsbeleid middels MultiFactorAuthenticatie. Indien een Shared Mailbox is aangemaakt wordt toegang verleend VIA het persoonlijke account. | ||
| + | |||
| + | Een Shared Mailbox wordt automatisch toegevoegd aan het gekoppelde account en zichtbaar in outlook als het persoonlijke account in outlook actief is. | ||
| + | |||
| + | Een Shared Mailbox kan ook via outlook.office.com geopend worden door naar het profielicoontje te gaan en daar een andere mailbox te openen (eng. Open Another Mailbox). | ||
| + | |||
| + | Een Shared Mailbox heeft een agenda maar deelnemen aan de teams vergadering verloopt via het persoonlijke account. | ||
| + | |||
| + | Een Shared Mailbox gebruikt geen licenties. | ||
| + | |||
| + | Een aantal beperkingen: | ||
| + | |||
| + | - Een Shared Mailbox kan zelf geen Teams meeting hosten | ||
| + | - Een nieuwe mail vanuit de inbox bevat standaard het persoonlijke account, alle nieuwe mails moeten worden aangepast naar de juiste afzender, dit vereist soms eenmalig het invullen van de Shared Mailbox. | ||
| + | - Bestaande mails worden standaard niet uitgestuurd vanuit de verzonden postvak van de Shared Mailbox. Een Powershell commando moet hiervoor uitgevraagd worden bij beheer. https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/troubleshoot/user-and-shared-mailboxes/sent-mail-is-not-saved | ||
| + | - Distributielijsten moeten soms opnieuw in het adresboek worden weergegeven. Bij migratie van persoonlijk account naar shared mailbox veranderd te manier waarop adressen worden weergegeven in outlook. | ||
| + | - Afhankelijkheid van agendaweergave niet altijd bekend als het persoonlijke account gedeelde agenda's heeft. | ||
| + | |||
| + | Uitvoering: | ||
| + | |||
| + | Persoonlijk account dat als Shared Mailbox wordt gebruikt omzetten naar daadwerkelijke Shared Mailbox. | ||
| + | bepalen wie gebruik maken van de shared mailbox | ||
| + | nieuwe accounts aanmaken voor de users | ||
| + | omzetten persoonlijke account naar Shared Mailbox | ||
| + | Instellen verzonden postvak via Powershell | ||
| + | Koppelen rechten gebruikers aan de Shared Mailbox | ||
| + | Nieuwe Shared Mailbox aanmaken. | ||
| + | Nieuw Shared Mailbox registreren | ||
| + | Instellen verzonden postvak via Powershell | ||
| + | Koppelen rechten gebruikers aan de Shared Mailbox | ||
=Informatie over inloggen= | =Informatie over inloggen= | ||
Versie van 27 mrt 2024 om 12:25
Inhoud
Algemene informatie
Geleverde diensten die tot kantoorautomatisering behoren:
- E-mail accounts
- SharePoint
- Teams
- Intranet
Bovenstaande diensten leveren we voor:
- Mijn Aansluiting
- Combi CINH
- Combi Sion
- Combi Infrawerk Rijnmond
- Combi Infra-SV
Informatie over accounts
Aanmaken nieuwe gebruiker.
Bij het aanmaken van een gebruiker zijn een aantal zaken van belang.
- De gebruiker krijgt een Business Basic licentie, daarmee ontvangt de gebruiker een volwaardig account met uitzondering van de office apps. Word, Outlook etc is namelijk vaak al beschikbaar. Teams kan wel gedownload worden. - De gebruiker krijgt een e-mail account met voornaam.achternaam@combi-sion.nl - De gebruiker krijgt een wachtwoord per sms verstuurd. - Via office.com kan het account geactiveerd worden. - De gebruiker moet bij het activatieproces zelf het wachtwoord instellen, ons geleverde wachtwoord is voor eenmalig gebruik. - De gebruiker krijgt een e-mail op een alternatief e-mail adres met daarin de instructies voor het activeren van het account. - De gebruiker moet bij de activatie MultiFactorAuthenticatie (MFA) instellen via de app van Microsoft, de Authenticator App. -Groepen: - Een nieuw account moet gekoppeld worden aan beveiligingsgroepen zodat toegang tot SharePoint/Intranet/Teams universeel toegekend wordt. Dit wordt door de beheerder gedaan. - Een nieuw account moet gekoppeld worden aan beveiligingsgroepen zodat conditional access wordt toegepast conform het beveiligingsbeleid. Dit wordt door de beheerder gedaan. - Teams kan aanvullend via de eigenaars gekoppeld worden. Indien er een vraag is over een account, een extra licentie of het herstel van weergavenaam dan kan je een ticket indienen via de service desk.
Shared Mailbox informatie
Een Shared Mailbox is een account zonder persoonlijke eigenaar gekoppeld aan één of meerdere persoonlijke accounts.
Een shared mailbox is geschikt om met meerdere mensen één mailbox te gebruiken en daarmee te mailen en e-mail te ontvangen.
Een persoonlijk account kan niet met meerdere mensen tegelijk gebruikt worden vanwege het toegangsbeleid middels MultiFactorAuthenticatie. Indien een Shared Mailbox is aangemaakt wordt toegang verleend VIA het persoonlijke account.
Een Shared Mailbox wordt automatisch toegevoegd aan het gekoppelde account en zichtbaar in outlook als het persoonlijke account in outlook actief is.
Een Shared Mailbox kan ook via outlook.office.com geopend worden door naar het profielicoontje te gaan en daar een andere mailbox te openen (eng. Open Another Mailbox).
Een Shared Mailbox heeft een agenda maar deelnemen aan de teams vergadering verloopt via het persoonlijke account.
Een Shared Mailbox gebruikt geen licenties.
Een aantal beperkingen:
- Een Shared Mailbox kan zelf geen Teams meeting hosten - Een nieuwe mail vanuit de inbox bevat standaard het persoonlijke account, alle nieuwe mails moeten worden aangepast naar de juiste afzender, dit vereist soms eenmalig het invullen van de Shared Mailbox. - Bestaande mails worden standaard niet uitgestuurd vanuit de verzonden postvak van de Shared Mailbox. Een Powershell commando moet hiervoor uitgevraagd worden bij beheer. https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/troubleshoot/user-and-shared-mailboxes/sent-mail-is-not-saved - Distributielijsten moeten soms opnieuw in het adresboek worden weergegeven. Bij migratie van persoonlijk account naar shared mailbox veranderd te manier waarop adressen worden weergegeven in outlook. - Afhankelijkheid van agendaweergave niet altijd bekend als het persoonlijke account gedeelde agenda's heeft.
Uitvoering:
Persoonlijk account dat als Shared Mailbox wordt gebruikt omzetten naar daadwerkelijke Shared Mailbox. bepalen wie gebruik maken van de shared mailbox nieuwe accounts aanmaken voor de users omzetten persoonlijke account naar Shared Mailbox Instellen verzonden postvak via Powershell Koppelen rechten gebruikers aan de Shared Mailbox Nieuwe Shared Mailbox aanmaken. Nieuw Shared Mailbox registreren Instellen verzonden postvak via Powershell Koppelen rechten gebruikers aan de Shared Mailbox
